Phone Logger

Telepon merupakan media komunikasi yang mutlak dibutuhkan, baik untuk kepentingan individu maupun kepentingan lembaga (perusahaan). Sebagai sebuah “sarana”, tentu saja telepon baru akan berfungsi dan memberikan manfaat secara maksimal jika penggunaan telepon dikelola dengan baik. Tanpa adanya pengelolaan, maka dapat dipastikan akses telepon akan menjadi beban bahkan cenderung kontra produktif.

Salah satu upaya pengelolaan telepon yang saat ini lazim dilakukan adalah dengan cara mendokumentasikan transaksi (percakapan) telepon. Bentuk dokumentasi percakapan telepon biasanya meliputi :

  • Call Logger (pencatatan data transaksi telepon/CDR) Catatan yang lengkap mestinya meliputi : waktu, durasi, dan nomor asal/nomor tujuan.
  • Audio Recorder (perekaman suara percakapan telepon) Percakapan telepon adalah komunikasi verbal (suara), sudah semestinya jika bukti percakapan didukung oleh rekaman percakapan itu sendiri.

Manfaat adanya dokumentasi percakapan telepon antara lain :

  • Sebagai bukti percakapan Ketika dibutuhkan bukti telepon (data dan suara), tinggal dicari data log nya, lalu diputar ulang rekaman audionya.
  • Sebagai bahan evaluasi. Cara melakukan komunikasi telepon telah dirumuskan oleh para pakar komunikasi. Ada etiket, bagaimana menggunakan (berbicara) telepon dengan baik : untuk melayani pelanggan, menjaga hubungan baik dengan relasi, dll. Para pengambil kebijakan bisa menjadikan dokumentasi percakapan telepon sebagai salah bahan untuk menganalisa dan mengevaluasi produktivitas setiap lini perusahaan. Para petugas Help Desk, Front Office (operator telepon), Technical Support, Telemarketing, Collector, dll. perlu memiliki acuan dan sistem evaluasi metode percakapan telepon yang sesuai dengan konsep bisnis yang dimiliki perusahaan.
  • Meningkatkan tanggung jawab penggunaan telepon. Ketika pengguna telepon mengetahui bahwa transaksi telepon didokumentasikan, dapat dipastikan pengguna akan lebih memiliki tanggung jawab : kapan waktu menelepon, berapa lama harus menelepon, dan lebih bertanggung jawab dalam isi pembicaraan.